Onlarca mağazası ve bine yakın çalışanı bulunan Özhan Marketler Zinciri, Bilimp ile şirketin dijital dönüşüm sürecinde büyük bir atılım yaptı. Bilimp ile çok sayıda yazılım lisans maliyetinden kurtulan Özhan, iletişim, belge ve süreç yönetimini tek platformda birleştirerek, kurumsal performansını artırdı. Bilimp’in bulut ve şifreleme teknolojisi ile “güvenliği” üst düzeye taşıyan Özhan, bütünleşik yönetimle “veri kontrolü, analizi ve yönetimini” kolaylaştırarak rekabette önemli bir avantaj sağladı.
Özhan Marketler Zinciri Genel Müdürü İbrahim Özhan, Bilimp ile yaşadıkları “tasarruf, güvenlik, verimlilik, karlılık odaklı değişim ve gelişim” yolculuğunu anlattı…
Özhan olarak perakende sektöründe onlarca mağazamız ve yüzlerce çalışanımızla çok kapsamlı bir operasyon yürütüyoruz. Bu kadar yoğun çalışma temposu içerisinde kurumsal iletişim başta olmak üzere belge, doküman yönetimi, departmanlarımız ve çalışanlarımız arasındaki süreç yönetimi bizim için büyük önem taşıyor. Operasyonumuzda ihtiyaç duyduğumuz araçları ayrı ayrı yazılım ve uygulamalarla çözmeye çalışıyorduk. Ancak Bilimp ile tüm ihtiyaçlarımızı tek bir platform ve yazılım aracılığıyla yönetebileceğimizi gördük.
Karar verdiğimiz andan itibaren Bilimp’i hızlıca iş sürecimize dahil ettik. Personelimiz de kısa bir eğitim ile hemen kullanmaya başladı. Açıkçası bu kadar kapsamlı ihtiyaçlarımızı tek bir yazılım üzerinden çözebilmenin yanında fiyat politikası da karar vermemizde ayrıca önemli bir etken oldu. Hem işlerimizi daha etkin, verimli yönetme fırsatı yakaladık hem de büyük maliyetlere katlanmak zorunda kalmadan tasarruf ettik.
Sektörümüz ve iş sürecimizin doğal akışı gereği ayrı ayrı lokasyonlarda çok sayıda mağaza çalışanımız ve mağaza yöneticimizle sürekli iletişim ve belge yönetimi trafiği yaşıyoruz. Mağazalarımız, tedarikçilerimiz ve genel merkezimizdeki departmanlarımız arasında iletişimin sağlıklı işlemesi, zamanında bilginin ilgili çalışan ve departmana ya da tedarikçilerimize iletilmesi, geri dönüşlerin aynı şekilde sağlanması ve tüm bunların bir kontrol ve güven içerisinde sürdürülebilir olması bizim için çok kritik.
Bulut teknolojisiyle desteklenen güçlü altyapısı ile Bilimp’i ortak iletişim kanalımız haline getirdik. E-posta trafiğini azaltarak iş sürecimize ilişkin karmaşayı önledik. İş odaklı mesajları kategorize ederek takip edilmesini kolaylaştırdık; yorucu ve hataya açık süreçlerimizi sadeleştirdik.
Kurum içinde önemli bilgi ve doküman trafiği içerisinde Bilimp’in şifreleme teknolojisiyle sunduğu güvenli altyapı tüm endişelerimizi ortadan kaldırdı.
Yine Bilimp’in sunduğu imkan ve altyapıyla Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun getirdiği yasal uyumluluk sürecimizi de hızlandırdık.
Aslında Bilimp’te en çok beğendiğimiz ve bizi heyecanlandıran yön sunduğu hemen tüm araçları etkin kullanmamız oldu. Özhan’da genel merkezimizdeki ve mağazalarımızdaki iş süreçlerine baktığımızda çok sayıda işlemi Bilimp üzerinden çözdük. Doküman, belge aracıyla mağazalarımız arasındaki bilgi paylaşımını kolaylaştırdık.
“Takvim” aracıyla çalışan ve şirket gündemimizi sorunsuz biçimde takip etmeye başladık. “Görev” aracıyla görevlendirmeleri ve süreçlerini anlık takip edebilme imkanına kavuştuk. “E-posta” aracıyla başka bir programa ihtiyaç kalmadan kurum içi ve kurum dışı e-posta iletişimini güvenli bir altyapı kullanarak aksamadan sürdürebilir hale geldik.
“Paylaşım” aracılığıyla çalışanlarımız arasındaki sosyal iletişimi artırdık. Çalışanlarımız kolayca yorumlarıyla, beğeni ve oylarıyla iş süreçlerimizde daha katılımcı olmaya başladı.
“Yazı” ve “Tablo” aracılığıyla ücretli başkaca hiçbir programa ihtiyaç duymadan ve Bilimp platformundan ayrılmadan “verilerini” kurum içinde paylaşmaya başladılar.
“Bimesaj” aracının şifreleme teknolojisinin sağladığı güven duygusunu mutlaka vurgulamam gerekiyor.
Elbette, bütün bu iş ağı içerisinde “Biri” isimli sanal asistanın takip ve anımsatmalarıyla hiçbir randevu, görev, doğum günü, yasal prosedürler, çalışan hareketleri, belge aktarım zamanları gibi önemli işlemlerin unutulmadan ve aksamadan yerine getirilmesi bizim için çok önemli. Bu fonksiyonları çok aktif kullandığımızı söyleyebilirim.
Özhan gibi geniş ürün, çalışan ve lokasyon hacmindeki organizasyonlarda zamanı iyi yönetmeniz, işlemlerin gerektiği zamanda gerçekleşmesini sağlamak zorundasınız. Örneğin, müşterilerimizin istediği ürünleri zamanında depodan mağazadaki raflarımıza ulaştırmak zorundayız. Buna ilişkin bilgi, talep ve yönlendirme iletişimini, sürecini hataya fırsat vermeden çözmeniz, takip etmeniz gerekiyor.
Mağaza yöneticilerimiz ve çalışanlarımız raporlarını genel merkezimizdeki ilgili departmanımıza zamanında göndermesi gerekiyor ve tüm bunların da karmaşaya yol açmadan sürdürülmesi gerekir.
Aksayan, geciken, unutulan, hatalı her işlem, saat, gün ve bazen daha uzun süreli zaman kaybına neden olduğu gibi, bazı durumlar da zaman kaybını da aşan mali kayıpları da beraberinde getirebiliyor.
Kurum içindeki iletişim ve belge yönetimi gibi birçok süreç yönetimini birbirinden bağımsız ve kopuk e-posta, Whatsapp, SMS, telefon gibi çok kanallı ve dağıtık iletişim kanalları üzerinden takip etmeye çalışıyorduk.
Oysa Bilimp’i kullanmaya başladıktan sonra işlemleri bütünleşik yönetmeye başladık. Çalışanlarımız, yani insan faktörü doğası gereği hata yapmaya yatkın olmasına karşın Bilimp teknolojisi ile unutulan, atlanan, sahipsiz kalan, kesintiye uğrayan iş ve görevleri sıfıra yakın seviyelere çekmeyi başardık.
Kurumsal evraklarımızın güncel hallerinin her zaman ulaşılabilir ve güvenli şekilde muhafazasını sağlayarak iş tanımlarının ve süreçlerin güncel olmasını sağladık.
Şirket içinde iletişim, doküman paylaşımı, yazışmalar ve süreç yönetimi için birbirinden bağımsız çok sayıda lisanslı yazılım kullanıyorduk. Özhan’ın geniş bir mağaza ve çalışan ağıyla çalıştığını göz önünde bulundurduğumuzda bu lisans maliyetlerinin çok yüksek seviyelere ulaştığını tahmin edebilirsiniz.
Bilimp, tüm bu lisans maliyetlerimizi ortadan kaldırdığı gibi ayrı ayrı kullandığımız iş araçlarını bir arada etkin kullanarak zaman ve verimlilik kayıplarını da çok düşük düzeye çektiği için tasarruf oranımızı artırarak ciddi bir mali avantaj sağladığını söyleyebilirim.
Kesinlikle. Özhan’ın birçok iş sürecini Bilimp aracılığıyla dijital kanal üzerinden takip edebildiğimiz gibi “bilgi, güvenlik, hız, verimlilik” gibi hassas alanlarda teknolojiden yararlanarak kontrol imkanımız arttı.
Çalışanlarımızın kolay katılımını desteklemesi sayesinde karmaşaya yol açmadan dijital imkanlardan daha fazla yararlanmamızı sağladı.
Verileri analiz etmemiz, birbirleriyle ilişkilendirmemiz, verimlilik düzeylerini ölçmemiz gibi günümüzde şirketler için büyük önem taşıyan ticari değerden de rekabet koşullarında yararlanma imkanımız oldu. Bunun da bize ciddi avantaj sağladığını söyleyebilirim.
